Tradicionalmente, la gestión de documentos genera una gran pérdida de productividad y unos costes elevados derivados fundamentalmente de los problemas de espacio para almacenarlos, las duplicaciones de documentos, la pérdida de tiempo a la hora de localizar un documento, la falta de seguridad de esos documentos o el deterioro de los mismos.

La normativa de Hacienda sobre digitalización certificada permite, mediante el uso de programas homologados por Hacienda, la digitalización de facturas físicas con las garantías necesarias para permitir su destrucción, quedando como único soporte el digital.

Nuestro software ilium Facturas, está en proceso de homologación. Sin embargo, tiene como utilidad fundamental la contabilización de los documentos contables de forma automática, generando posteriormente un fichero con los asientos para su importación desde el programa de contabilidad que cada cliente use.

El único requisito del programa de contabilidad es poder acceder al listado de empresas, a sus subcuentas, y que permita la importación de asientos. Si cumple estos requerimientos, nosotros adaptamos ilium Facturas a su programa de contabilidad.

La digitalización ofrece las siguientes ventajas:

MEJORAS DE GESTIÓN:

• Acceso inmediato y concurrente a la documentación.
• Acceso a otros departamentos.
• Eliminación de fotocopias y faxes.
• Incorporar la firma electrónica.

AHORRO DE ESPACIO Y TIEMPO , y por lo tanto, de costes.

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD :

• Se evitan las pérdidas de documentos.
• Se evita la duplicación de documentos.
• Se evita el deterioro.
• Se pueden conceder permisos de accesos a usuarios.
• Se evita el traspapelado de documentos